In een team dat voor een uitdaging staat, moet vaak eerst nog ergens aan worden gesleuteld. Aan de houding en het gedrag van teamleden bijvoorbeeld.
De vraag wat de uitdaging van een afdeling nou precies inhoudt, is vaak lastig te beantwoorden. Teamleden moeten me zelfs het antwoord op de vraag waar ze hun individuele werk precies voor doen, regelmatig schuldig blijven.
In een ideale wereld kijken teamleden eerst naar de bedoeling van hun afdeling, vervolgens naar de leefomgeving om uiteindelijk uit te komen bij de systemen waar ze gebruik van kunnen maken. In werkelijkheid werkt het meestal andersom. We leven in een systeemwereld, waarin we werken naar de afspraken en de procedures die we hebben vastgesteld.
Stel vragen
Veel organisaties zijn doorgeschoten in werken met protocollen. Op het moment dat ik bij hen naar de uitdaging van de afdeling informeer, vinden ze het lastig om tot de kern te komen. Het bepalen van een duidelijke richting helpt. Daarvoor kun je vragen waar iemand voor staat. Waar is iemand tevreden over en wat willen de teamleden met elkaar bereiken?
Simpel
Wie een team zelforganiserend wil maken, gaat er gemakshalve ook vanuit dat mensen ergens zelf de verantwoordelijkheid voor nemen. Tijdens een sessie bij een opdrachtgever vertelde één van de teamleden dat het onduidelijk is waar hij zich ziek moet melden. Wat ik daaruit opmaakte, was dat deze persoon niet de intentie heeft zelf het initiatief te nemen en eigen verantwoordelijkheid te tonen voor iets wat zo simpel zou moeten zijn.
De persoon die de opmerking maakte, legt de verantwoordelijkheid overal neer behalve bij zichzelf. In veel teams houden mensen vast aan het oude, het vertrouwde en het bekende omdat hen dit in de meeste gevallen ook iets oplevert.
Vervolgstap
Op het moment dat de leidinggevende de procedure rondom ziekmelden opnieuw gaat mailen, dan wordt het gedrag alleen maar verder gevoed. Blijf geen problemen oplossen voor een ander en laat mensen zeker voor de meest simpele zaken zelf verantwoordelijkheid nemen. Stel ook vragen: wat maakt dat je niet weet hoe je dit moet doen? Ook in de meest eenvoudige gevallen is het verstandig mensen eerst over de situatie waarin ze zich bevinden na te laten denken. Is die helder, maak dan de stap naar de doeltoestand zoals genoemd in de Verbeter KATA en onderneem acties om daar te komen.
Alle leidinggevenden willen dat mensen initiatief tonen. De persoon die de opmerking maakte over het melden van ziekte, zegt letterlijk dat hij niet zelf de verantwoordelijkheid wil nemen. Een natuurlijke reactie is nog meer voor mensen te gaan doen die geen initiatief tonen. Doe het niet. Laat mensen in plaats daarvan nadenken over het nut en doel van hun werk, voordat jullie verder gaan met de gezamenlijke teamdoelstellingen.
Hoe staat je team er nu voor? Met deze teamtest krijg je snel inzicht waar aandacht in je team nodig is. Ga naar de teamcheck.
