Dit is hoe de Verbeter KATA in de praktijk werkt

Alle lagen van de organisatie verbinden met de Verbeter KATA
17 januari 2018
Let op: bereik je gewenste eindresultaat door obstakels te negeren
13 februari 2018
teamontwikkelaars-de-verbeter-KATA

In het vorige blog sprak ik over de Verbeter KATA en het met elkaar verbinden van alle lagen van een organisatie. Deze keer vertel ik hoe de Verbeter KATA dit in de praktijk brengt.

Het bekendmaken van plannen van een directie kan weerstand oproepen bij de afdeling die de plannen in uitvoer mag brengen. ‘Ik heb het al druk zat, moet ik hier nu ook nog iets mee gaan doen?’, is een reactie die op zo’n moment bij veel medewerkers opkomt.

Op dezelfde voet verder

Nog niet zo lang geleden sprak ik met een leidinggevende van een organisatie, die mij wist te verbazen met het verhaal dat hij vertelde. In de maanden oktober en november had zijn team heel hard moeten werken om door een inspectie te komen. Dat was gelukt, missie geslaagd. Hij voegde daar echter aan toe dat het voltallige team vanaf de maand december op precies dezelfde manier verder ging als vóór de inspectie. De oude manier van werken werd direct weer opgepakt.

Verkeerde bron van motivatie

Dit gegeven knaagde aan deze persoon. En dat kan ik me goed voorstellen. Zijn team heeft twee maanden heel hard gewerkt, waarna niemand op het idee komt om deze manier van werken vast te houden. Hier was sprake van extrinsieke motivatie: we moeten dit doen vanwege de inspectie die er aan zit te komen. En dat terwijl zo’n inspectie juist is bedoeld om je bewust te worden van de manier waarop zaken in het vervolg op een slimmere manier kunnen worden aangepakt.

Kloof

Eenzelfde soort verschijnsel doet zich vaak voor binnen organisaties, waar een kloof bestaat tussen datgene wat de top van een organisatie wil bereiken en de bewustwording hiervan op de werkvloer. Het is lastig om deze vertaalslag te maken. Maak daarom als leidinggevende voor je afdeling altijd duidelijk wat plannen betekenen voor de werkvloer. Doe je dat niet, dan blijven mensen doen wat ze altijd al deden. Ze hebben immers geen idee wat precies van ze wordt gevraagd.

Laat alle niveaus aanhaken

Wil je op de lange termijn alle lagen van een organisatie stappen laten maken, zorg dan dat deze lagen met elkaar in verbinding staan. Op die manier zet iedereen zich op zijn of haar niveau in voor dezelfde uitdaging. De Verbeter KATA kun je zien als een smeermiddel dat ervoor zorgt dat alle niveaus zijn aangehaakt.

Met elkaar in verbinding blijven

Laat de directie allereerst aan de hand van de Verbeter KATA de richting van de organisatie vaststellen. Dit vertaal je vervolgens in een uitdaging voor de laag daaronder, voor wie de uitdaging een nieuwe doeltoestand wordt. Met een doeltoestand creëer je een werkwijze die op dat moment voor de hele afdeling werkt. Op deze manier blijft de richting die iedere afdeling opgaat, continu in verbinding met de directie.

Nieuwe doeltoestanden

Verwacht niet dat je er volgens binnen een paar maanden bent. Bekijk het stapje voor stapje. Hoe staan we er nu voor, waar worden we door tegengehouden? Definieer per afdeling wat het eerste gerealiseerd moet zijn om dichter bij het doel van de organisatie te komen. Is de doeltoestand bepaald, dan bekijk je welke acties de afdeling moeten ondernemen.

Spring niet meteen te hoog

Medewerkers leggen de doeltoestand zelf vast en worden daarbij begeleid door hun leidinggevende. De doeltoestand sluit aan bij de uitdaging die is gesteld. Ga geen fases overslaan, je hoeft niet direct van de allerhoogste duikplank te springen.

Workshop

Ben je bang dat een proces als bovenstaande in jouw organisatie al snel verzandt in proces denken? Dan kun je de inspiratieworkshop volgen waarin je zicht krijgt op wat cruciaal is bij continu verbeteren. De eerst volgende is op 16 februari a.s. Je kunt je hier aanmelden .