Werkdruk in je bedrijf? Misschien zijn er te veel prioriteiten

Werkdruk in je bedrijf: misschien moet je niet méér plannen, maar minder doen.

Het is druk in je bedrijf. Medewerkers hebben volle agenda's, klanten willen geholpen worden en ondertussen liggen er allerlei plannen om de organisatie verder te verbeteren.

Je hebt het gevoel dat iedereen hard werkt, maar toch komen belangrijke zaken niet van de grond.

Veel ondernemers denken op zo'n moment dat hun team beter moet plannen of efficiënter moet werken. Maar wat als de werkdruk in je bedrijf niet wordt veroorzaakt door een gebrek aan planning?

Wat als je simpelweg te veel dingen tegelijk belangrijk hebt gemaakt?

Waarom werkdruk ontstaat wanneer alles prioriteit heeft

In groeiende bedrijven komen er voortdurend werkzaamheden bij. Nieuwe klanten vragen aandacht, processen moeten worden aangepast en er ontstaan ideeën om de organisatie verder te ontwikkelen.

Dat hoort bij ondernemen. Maar wat vaak ontbreekt, is de beslissing om ergens mee te stoppen.

Werkzaamheden die jaren geleden belangrijk waren, blijven bestaan. Er worden nieuwe projecten gestart zonder dat bestaande projecten worden afgerond en medewerkers proberen alles zo goed mogelijk te combineren.

Op een gegeven moment wordt het lastig om onderscheid te maken tussen wat belangrijk is en wat werkelijk voorrang heeft.

Het gevolg is dat iedereen druk is, terwijl niet altijd duidelijk is of de belangrijkste zaken voldoende aandacht krijgen.

Nieuwe plannen maken is gemakkelijker dan keuzes maken

Ondernemers zijn vaak goed in kansen zien. Je ontdekt mogelijkheden om klanten beter te helpen, processen slimmer te organiseren of nieuwe diensten te ontwikkelen.

Daar krijg je energie van. Alleen betekent iedere nieuwe keuze ook iets voor de beschikbare tijd en aandacht van je medewerkers.

Wanneer je een nieuw project toevoegt, zonder aan te geven welke werkzaamheden minder belangrijk worden, laat je het probleem van prioriteiten stellen feitelijk bij je team liggen.

Medewerkers moeten dan zelf bepalen wat ze eerst doen, terwijl ze niet altijd weten welke afwegingen jij als ondernemer maakt. Dat kan zorgen voor frustratie aan beide kanten.

Jij vraagt je af waarom een belangrijk verbeterproject niet verder komt, terwijl medewerkers het gevoel hebben dat ze nauwelijks tijd hebben om hun dagelijkse werk af te krijgen.

Wat moet je team eigenlijk niet meer doen?

Een interessante vraag voor een teamoverleg is: welke werkzaamheden doen we nog steeds, terwijl ze ons nauwelijks verder helpen?

Misschien is er een overleg dat ooit nuttig was, maar inmiddels weinig oplevert. Misschien wordt informatie op meerdere plekken bijgehouden of besteden medewerkers veel tijd aan uitzonderingen voor klanten.

Sommige werkzaamheden blijven bestaan omdat niemand ooit heeft besloten ermee te stoppen. Door daar samen kritisch naar te kijken, ontstaat ruimte om bewuster keuzes te maken.

Dat betekent niet dat iedere taak die weinig oplevert onmiddellijk geschrapt moet worden. Wel dat je regelmatig onderzoekt of de manier waarop jullie werken nog past bij de doelen van het bedrijf.

Duidelijke prioriteiten vragen om leiderschap

Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor de richting van je bedrijf.

Dat betekent dat je niet alleen vertelt waar je naartoe wilt, maar ook duidelijk maakt welke keuzes daarbij horen.

Wanneer je met je team afspreekt dat een bepaald verbeterproject de komende drie maanden prioriteit krijgt, moet daar daadwerkelijk tijd voor beschikbaar zijn.

Dat lukt niet wanneer alle bestaande werkzaamheden automatisch even belangrijk blijven.

Daarom is het verstandig om bij iedere nieuwe prioriteit ook te bespreken wat tijdelijk minder aandacht krijgt, wat kan wachten en waar jullie misschien helemaal mee stoppen.

Zo worden prioriteiten meer dan een lijst met goede voornemens.

Betrek je medewerkers bij de keuzes

Je hoeft als ondernemer niet zelf alle antwoorden te hebben.

Juist medewerkers weten vaak heel goed waar onnodig veel tijd verloren gaat. Ze merken welke afspraken niet meer werken, welke werkzaamheden dubbel worden gedaan en welke klantvragen voortdurend voor verstoringen zorgen.

Door hen actief te betrekken bij het bepalen van prioriteiten, krijg je niet alleen meer inzicht in de dagelijkse praktijk. Je vergroot ook de kans dat nieuwe afspraken werkelijk worden uitgevoerd.

Maar dan moet je wel bereid zijn om iets met hun antwoorden te doen.

Als medewerkers aangeven dat bepaalde werkzaamheden weinig toevoegen en jij vervolgens besluit dat alles toch moet blijven gebeuren, verandert er uiteindelijk weinig.

Meer rust begint soms met minder willen

Werkdruk in je bedrijf los je niet altijd op door harder te werken, meer mensen aan te nemen of een nieuw planningssysteem in te voeren.

Soms begint de oplossing met een veel eenvoudigere vraag:

Wat hoeven we eigenlijk niet meer te doen?

Dat vraagt dat je als ondernemer kritisch kijkt naar je eigen plannen en verwachtingen. Niet iedere kans hoeft onmiddellijk benut te worden. Niet ieder idee hoeft deze maand uitgevoerd te worden en niet iedere bestaande werkwijze hoeft te blijven bestaan.

Door bewuster te kiezen, ontstaat er meer ruimte voor je team om de belangrijkste werkzaamheden goed uit te voeren.

En voor jou als ondernemer ontstaat er ruimte om verder vooruit te kijken, in plaats van voortdurend bezig te zijn met alles wat vandaag aandacht vraagt.

Dat is ook een belangrijk onderdeel van de Vrije Ondernemer Route: duidelijke richting en structuur aanbrengen, zodat niet alles afhankelijk blijft van jouw voortdurende aansturing.

Wil je een bedrijf dat minder afhankelijk is van jou?

In mijn gratis gids De Vrije Ondernemer ontdek je vijf stappen om meer vertrouwen, eigenaarschap, richting en zelfstandigheid in je bedrijf te ontwikkelen.

  Download gratis De Vrije Ondernemer Gids