Een loyale medewerker aanspreken op gedrag: waarom dat soms zo lastig is

Een loyale medewerker aanspreken op gedrag: waarom dat soms zo lastig is.  Een medewerker die al vijftien jaar bij je werkt, spreek je vaak anders aan dan iemand die pas een half jaar in dienst is. Je kent elkaar goed, hebt samen veel meegemaakt en weet wat iemand allemaal voor je bedrijf heeft betekend. Dat maakt het extra lastig wanneer het gedrag van die medewerker begint te schuren. Misschien houdt hij zich niet aan nieuwe afspraken, heeft hij moeite met een veranderde taakverdeling of blijft hij dingen doen zoals hij ze altijd deed. 

Je ziet dat het niet goed loopt, maar stelt het gesprek toch steeds uit. Want hoe spreek je iemand aan die zoveel voor je bedrijf heeft betekend, zonder de relatie te beschadigen?

Waarom een ervaren medewerker aanspreken zo ingewikkeld kan zijn

In veel MKB-bedrijven werken medewerkers die er al vanaf de beginjaren bij zijn. Ze kennen de klanten, weten hoe de organisatie werkt en hebben vaak een belangrijke rol gespeeld in de groei van het bedrijf. Als ondernemer heb je met deze mensen meestal een andere relatie opgebouwd dan met medewerkers die later zijn begonnen. Je kent hun kwaliteiten, maar ook hun persoonlijke omstandigheden. Je weet wat ze voor je hebben gedaan en bent daar vaak oprecht dankbaar voor.

Wanneer er iets verandert in hun functioneren of gedrag, kan het daarom voelen alsof je iemand tekortdoet door kritisch te zijn. Toch is het belangrijk om onderscheid te maken tussen waardering voor iemand als persoon en verwachtingen over zijn werk. Je kunt iemand enorm waarderen en tegelijkertijd vinden dat bepaald gedrag moet veranderen.

Je bedrijf verandert, maar niet iedereen verandert vanzelf mee

Wat in een klein bedrijf uitstekend werkte, hoeft niet automatisch te passen bij een organisatie die inmiddels drie keer zo groot is. In de beginfase is het vaak handig wanneer medewerkers overal bijspringen en zelfstandig dingen regelen. Iedereen kent elkaar en veel afspraken worden onderling gemaakt.
Maar wanneer er meer medewerkers komen, ontstaat behoefte aan duidelijkere verantwoordelijkheden en betere afstemming.

Misschien wordt er een teamleider aangesteld of worden werkzaamheden anders verdeeld.  Voor medewerkers die jarenlang veel vrijheid hadden, kan dat een grote verandering zijn.
Sommigen passen zich gemakkelijk aan. Anderen hebben daar meer moeite mee.  Dat hoeft niet meteen onwil te betekenen. Soms is onvoldoende duidelijk waarom iets verandert of heeft iemand het gevoel dat zijn ervaring niet meer wordt gewaardeerd.

Juist daarom is een goed gesprek belangrijk.

Wat gebeurt er wanneer je het gesprek blijft uitstellen?

Als ondernemer kun je denken dat je de rust bewaart door bepaald gedrag voorlopig te accepteren. Maar de rest van je team ziet meestal precies wat er gebeurt.
Wanneer een ervaren medewerker zich niet aan afspraken houdt en daar niet op wordt aangesproken, kan de indruk ontstaan dat er verschillende regels gelden.  Dat kan gevolgen hebben voor de samenwerking en voor de positie van medewerkers die verantwoordelijkheid hebben gekregen.

Vooral nieuwe leidinggevenden kunnen hierdoor in een lastige situatie terechtkomen. Op papier zijn zij verantwoordelijk, maar in de praktijk blijft een ervaren medewerker misschien rechtstreeks naar de ondernemer gaan. Als jij dat laat gebeuren, maak je het moeilijker voor de nieuwe leidinggevende om zijn rol goed uit te voeren. Het probleem zit dan niet meer alleen in het gedrag van één medewerker, maar ook in de manier waarop je als ondernemer met de situatie omgaat.

Hoe spreek je een loyale medewerker aan op gedrag?

Een goed gesprek begint niet met een oordeel over iemands houding, maar met concreet benoemen wat je ziet gebeuren. Zeg bijvoorbeeld niet meteen dat iemand niet wil veranderen. Bespreek liever een situatie waarin een gemaakte afspraak niet is nagekomen en wat daarvan het gevolg was.
Leg vervolgens uit waarom de afspraak belangrijk is en wat je vanaf nu verwacht.

Geef de medewerker ook ruimte om zijn kant van het verhaal te vertellen. Misschien blijkt dat er onduidelijkheid bestaat over de nieuwe werkwijze of dat iemand zich onvoldoende betrokken voelt bij veranderingen. Dat betekent niet dat je de afspraken vervolgens moet loslaten.

Wel dat je beter begrijpt wat er speelt en samen kunt kijken wat nodig is om verder te komen. Maak aan het einde duidelijk wat jullie afspreken en wanneer je daarop terugkomt.

Waardering en duidelijkheid kunnen prima samengaan

Sommige ondernemers zijn bang dat een kritisch gesprek afbreuk doet aan de waardering voor een medewerker. Maar dat hoeft helemaal niet.
Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je veel respect hebt voor alles wat iemand heeft bijgedragen aan het bedrijf en tegelijkertijd bespreken dat de organisatie inmiddels andere dingen vraagt.

Juist door beide kanten te benoemen, ontstaat ruimte voor een eerlijk gesprek. Wat iemand in het verleden heeft betekend, staat niet ter discussie.
Maar dat betekent niet dat je geen verwachtingen mag hebben over het functioneren in de toekomst.

Wat vraagt dit van jouw leiderschap als ondernemer?

Wanneer je bedrijf groeit, verandert ook jouw rol. Je bent niet meer alleen degene die klanten binnenhaalt, problemen oplost en dagelijks met iedereen samenwerkt. Je wordt steeds meer verantwoordelijk voor het neerzetten van een organisatie waarin mensen weten wat er van hen verwacht wordt en waarin verantwoordelijkheden duidelijk zijn verdeeld.

Dat vraagt dat je ook moeilijke gesprekken durft te voeren.  Niet alleen met medewerkers bij wie dat gemakkelijk gaat, maar juist ook met mensen met wie je al jarenlang een goede relatie hebt.
Binnen de Vrije Ondernemer Route gaat het daarom niet alleen over meer eigenaarschap bij medewerkers. 
Het gaat ook over jouw eigen leiderschap en de vraag hoe jij zorgt dat je bedrijf minder afhankelijk blijft van jouw voortdurende tussenkomst.

Wacht niet tot de irritatie te groot wordt

Wanneer je merkt dat een medewerker moeite heeft met veranderingen of zich niet aan afspraken houdt, is het verleidelijk om nog even af te wachten. Misschien komt het vanzelf goed. Maar meestal wordt een lastig gesprek niet gemakkelijker door het maandenlang uit te stellen.
Bovendien geef je iemand daarmee ook niet de kans om tijdig iets te veranderen.
Mijn advies is daarom om het gesprek te voeren zodra je merkt dat er een patroon ontstaat.
Niet vanuit irritatie, maar vanuit de wens om samen verder te kunnen.

Want goed leiderschap betekent niet dat je moeilijke gesprekken voorkomt.
Het betekent dat je ze op tijd en op een goede manier voert.

Van alles zelf regelen naar richting geven

Merk je dat je als ondernemer nog veel tijd kwijt bent aan het oplossen van situaties die eigenlijk binnen je team opgepakt zouden moeten worden?
 In mijn gratis gids De Vrije Ondernemer ontdek je vijf stappen om meer duidelijkheid, eigenaarschap en zelfstandigheid in je bedrijf te ontwikkelen.

Download gratis De Vrije Ondernemer Gids