Medewerkers denken niet mee? Kijk ook naar je eigen rol

Medewerkers denken niet mee? Misschien speelt jouw eigen gedrag ook een rol

Je hebt een team met ervaren medewerkers, maar toch heb je het gevoel dat de meeste ideeën van jou moeten komen. Tijdens overleggen blijft het stil, verbeterpunten worden nauwelijks aangedragen en als er iets moet veranderen, ben jij degene die het initiatief neemt.

Veel MKB-ondernemers herkennen dit. Ze willen graag dat hun medewerkers meer meedenken, maar merken dat dit in de praktijk niet vanzelf gebeurt.

Dan is het verleidelijk om te concluderen dat medewerkers onvoldoende initiatief tonen.

Toch is er een vraag die minstens zo belangrijk is: wat gebeurt er eigenlijk wanneer een medewerker wél met een idee komt?

Waarom medewerkers soms stoppen met meedenken

In veel groeiende bedrijven is de ondernemer jarenlang degene geweest die de belangrijkste beslissingen nam. Dat is logisch. Je hebt het bedrijf opgebouwd, kent je klanten en weet wat er nodig is om het werk goed te organiseren.

Medewerkers zijn eraan gewend geraakt dat jij uiteindelijk bepaalt wat er gebeurt.

Wanneer iemand met een voorstel komt, heb jij waarschijnlijk al snel een mening. Je ziet mogelijke problemen, kent eerdere ervaringen en weet welke gevolgen een verandering kan hebben.

Misschien reageer je met: “Dat hebben we al eens geprobeerd.”

Of: “Dat gaat bij onze klanten niet werken.”

Je bedoelt het waarschijnlijk goed. Je wilt voorkomen dat er tijd verloren gaat aan iets wat volgens jou weinig kans van slagen heeft. Maar medewerkers kunnen daar een andere boodschap uit halen. Als voorstellen regelmatig meteen worden afgewezen, kan het gevoel ontstaan dat meedenken weinig zin heeft.

Na verloop van tijd houden mensen hun ideeën dan liever voor zich.

Een open deur betekent nog geen open communicatie

Veel ondernemers zeggen dat hun medewerkers altijd bij hen terechtkunnen. Dat is een goed uitgangspunt, maar het zegt nog niet alles over de manier waarop mensen de communicatie ervaren.

Want durven medewerkers ook aan te geven dat ze het niet met jou eens zijn?

Kunnen ze zeggen dat een beslissing volgens hen niet verstandig is? Of dat jouw manier van werken soms voor onrust zorgt?

Dat zijn andere gesprekken dan wanneer iemand met een praktische vraag of een probleem komt. Vooral in kleinere bedrijven, waar de ondernemer nauw samenwerkt met zijn medewerkers, kunnen mensen voorzichtig zijn met kritiek.

Niet noodzakelijk omdat ze bang zijn, maar omdat ze de relatie goed willen houden of eerdere ervaringen hebben met jouw reacties.

Open communicatie ontstaat daarom niet alleen doordat je zegt dat mensen alles mogen bespreken. Het vraagt ook dat je laat zien dat je werkelijk bereid bent naar andere meningen te luisteren.

Hoe jouw reactie invloed heeft op initiatief

Stel dat een medewerker tijdens een overleg voorstelt om een bepaalde werkwijze te veranderen. Je eerste reactie kan zijn dat het te veel tijd kost of dat jullie het vroeger al eens hebben geprobeerd.

Maar je kunt ook vragen wat de medewerker precies wil verbeteren.

Welk probleem ziet hij? Wat levert de huidige werkwijze volgens hem op aan onnodig werk? En hoe denkt hij dat het anders kan?

Misschien blijkt uiteindelijk dat het voorstel niet haalbaar is. Dat hoeft geen probleem te zijn. Het verschil zit in de manier waarop je ermee omgaat.

Wanneer iemand merkt dat zijn ideeën serieus worden onderzocht, is de kans groter dat hij een volgende keer opnieuw met een voorstel komt.

Vier manieren om medewerkers meer te laten meedenken

1. Vraag niet alleen of iedereen akkoord is

Tijdens een teamoverleg vragen ondernemers vaak of iedereen het eens is met een plan. Maar wanneer je wilt weten wat medewerkers werkelijk denken, kun je beter vragen welke problemen ze verwachten.

Bijvoorbeeld: “Wat hebben we volgens jullie nog niet goed genoeg geregeld?”

Of: “Wat zou ervoor kunnen zorgen dat dit plan niet lukt?”

Daarmee maak je duidelijk dat kritische opmerkingen welkom zijn.

2. Stel eerst vragen voordat je een oordeel geeft

Wanneer iemand met een idee komt, probeer dan eerst te begrijpen welk probleem diegene wil oplossen. Je hoeft niet meteen een antwoord te geven.

Vraag wat de medewerker heeft gezien, wat volgens hem anders kan en welk resultaat hij verwacht.

Pas daarna bespreek je samen of het voorstel uitvoerbaar is.

3. Vertel wat er met ideeën gebeurt

Niets is zo frustrerend als meedenken en vervolgens nooit meer iets terughoren. Als je besluit een voorstel niet uit te voeren, leg dan uit waarom.

Zo merken medewerkers dat hun inbreng serieus is genomen, ook wanneer je uiteindelijk een andere keuze maakt.

4. Durf ook je eigen aandeel te bespreken

Misschien is dit wel de lastigste stap. Vraag je medewerkers eens wat jij als ondernemer doet waardoor het voor hen gemakkelijker of juist moeilijker wordt om initiatief te nemen.

Dat kan verrassende antwoorden opleveren.

Het vraagt wel dat je bereid bent om te luisteren zonder jezelf direct te verdedigen.

Van medewerkers die afwachten naar een team dat verantwoordelijkheid neemt

Wanneer je wilt dat je bedrijf minder afhankelijk wordt van jou, heb je medewerkers nodig die niet alleen uitvoeren wat je vraagt, maar ook zelf nadenken en verantwoordelijkheid nemen.

Dat ontstaat niet door tijdens een teamoverleg te zeggen dat iedereen meer initiatief moet tonen. Je moet als ondernemer ook ruimte geven om dat initiatief daadwerkelijk te nemen.

Dat betekent niet dat je iedere beslissing aan je team overlaat of ieder idee moet uitvoeren. Wel dat je duidelijk maakt welke verantwoordelijkheid medewerkers hebben en dat je hun inbreng serieus neemt.

Juist wanneer hun mening afwijkt van de jouwe.

Wat betekent dit voor jouw leiderschap?

De manier waarop je leidinggeeft, heeft veel invloed op het gedrag dat je binnen je bedrijf ziet. Als jij altijd degene bent die het antwoord heeft, leren medewerkers om met vragen naar jou toe te komen.

Als jij iedere beslissing neemt, leren mensen om daarop te wachten.

En als jij regelmatig ideeën afwijst voordat ze goed zijn besproken, kan het gebeuren dat medewerkers steeds minder voorstellen doen.

Dat maakt het belangrijk om niet alleen te kijken naar wat je team anders zou moeten doen, maar ook naar jouw eigen rol.

Binnen de Vrije Ondernemer Route werken we daarom aan vertrouwen, communicatie, eigenaarschap, richting en leiderschap. Want een zelfstandig team ontstaat niet alleen doordat medewerkers veranderen. Het vraagt ook dat jij als ondernemer anders leert omgaan met vragen, ideeën en beslissingen.

Wil je dat je bedrijf minder afhankelijk wordt van jou?

In mijn gratis gids De Vrije Ondernemer ontdek je vijf stappen om een team te ontwikkelen dat meer verantwoordelijkheid neemt en waarin niet alles via jou hoeft te lopen.

  Download gratis De Vrije Ondernemer Gids