Prioriteiten stellen als ondernemer: ben jij zelf de grootste verstoring?
Je wilt dat medewerkers zelfstandig werken, duidelijke afspraken maken en zich aan de planning houden. Maar ondertussen komen er regelmatig nieuwe verzoeken vanuit jou.
Een klant die tussendoor geholpen moet worden, een nieuw idee dat je wilt bespreken of een project dat toch eerder moet worden opgepakt. En dan vraag je aan het einde van de week waarom niet alles is afgekomen.
Als ondernemer heb je vaak veel ideeën en zie je snel waar kansen liggen. Dat is een kracht, maar het kan ook voor behoorlijk wat onrust zorgen in je bedrijf.
Waarom prioriteiten stellen als ondernemer zo lastig is
Als ondernemer ben je gewend om kansen te zien en problemen op te lossen. Je schakelt snel en vindt het vaak vanzelfsprekend dat anderen daarin meegaan. Maar medewerkers hebben ondertussen hun eigen werkzaamheden en afspraken.
Wanneer jij gedurende de dag regelmatig nieuwe opdrachten geeft, moeten zij steeds opnieuw bepalen wat voorrang krijgt.
Het gevolg is dat werkzaamheden blijven liggen, deadlines onder druk komen te staan en medewerkers het overzicht verliezen.
Dat hoeft niet te betekenen dat ze slecht plannen. Misschien veranderen de prioriteiten simpelweg te vaak.
Niet ieder goed idee hoeft meteen uitgevoerd te worden
Een nieuw idee kan ontzettend waardevol zijn voor je bedrijf. Maar er is een verschil tussen iets bedenken en besluiten dat het direct moet gebeuren.
Stel jezelf daarom bij een nieuw idee eens de vraag: moet dit nu, of kan het ook volgende week of volgende maand?
Door ideeën eerst te verzamelen en op een vast moment te beoordelen, voorkom je dat iedere ingeving direct gevolgen heeft voor de planning van je team. Zo houd je ruimte voor vernieuwing zonder voortdurend onrust te veroorzaken.
Maak duidelijk wat voorrang heeft
Soms is het noodzakelijk om een planning aan te passen. Een belangrijke klant heeft een probleem, er ontstaat een onverwachte situatie of een deadline verandert.
Dat hoort bij ondernemen. Maar wanneer je medewerkers vraagt om iets tussendoor te doen, bespreek dan ook wat daarvoor mag blijven liggen. Anders verwacht je eigenlijk dat ze hetzelfde werk in minder tijd uitvoeren.
Vraag bijvoorbeeld: “Als we dit vandaag oppakken, welke andere afspraak moeten we dan verplaatsen?”
Daarmee maak je de gevolgen van een nieuwe prioriteit zichtbaar en betrek je medewerkers bij de keuze.
Geef medewerkers ruimte om nee te zeggen
Je wilt graag dat medewerkers zelfstandig keuzes maken en verantwoordelijkheid nemen.
Maar wat gebeurt er wanneer een medewerker aangeeft dat jouw nieuwe verzoek niet past binnen de gemaakte afspraken?
Zie je dat als gebrek aan flexibiliteit, of waardeer je dat iemand zijn prioriteiten bewaakt?
Medewerkers moeten natuurlijk kunnen meebewegen wanneer dat nodig is. Tegelijkertijd helpt het wanneer ze kunnen aangeven dat een nieuwe opdracht gevolgen heeft voor andere werkzaamheden.
Dat is geen onwil, maar kan juist een teken zijn dat iemand verantwoordelijkheid neemt.
Werk met een vast ritme
Je hoeft niet iedere dag uitgebreid te overleggen om de prioriteiten helder te houden. Een kort wekelijks overleg waarin je de belangrijkste werkzaamheden en deadlines bespreekt, kan al veel verschil maken.
Bepaal samen welke drie zaken de komende week echt belangrijk zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is. Nieuwe verzoeken kun je vervolgens afwegen tegen die afspraken.
Zo ontstaat er meer rust en weten medewerkers beter waarop ze hun keuzes moeten baseren.
Kijk ook naar je eigen gedrag
Wanneer medewerkers moeite hebben om zich aan de planning te houden, is het verleidelijk om vooral naar hun gedrag te kijken.
Maar stel jezelf ook eens de vraag hoeveel veranderingen jij zelf gedurende de week veroorzaakt.
Hoe vaak geef je een nieuwe opdracht? Hoe vaak verandert iets van prioriteit omdat jij dat belangrijk vindt? En hoe vaak vraag je naar de voortgang van werk dat door jouw eigen verzoeken is blijven liggen?
Dat zijn geen gemakkelijke vragen, maar ze kunnen veel duidelijk maken.
Want een team kan pas zelfstandig werken wanneer het voldoende ruimte krijgt om gemaakte afspraken ook daadwerkelijk uit te voeren.
Meer rust en verantwoordelijkheid in je bedrijf
Prioriteiten stellen als ondernemer betekent niet dat je minder ambitieus moet zijn of geen nieuwe ideeën meer mag hebben.
Het betekent dat je bewuster kiest wat nu aandacht verdient en wat nog even kan wachten.
Daarmee geef je medewerkers meer duidelijkheid, ontstaat er minder onrust en houd jij zelf meer tijd over om aan de ontwikkeling van je bedrijf te werken.
Wil je dat jouw bedrijf minder afhankelijk wordt van jouw dagelijkse aansturing?
In mijn gratis gids De Vrije Ondernemer ontdek je vijf stappen naar meer duidelijkheid, eigenaarschap en zelfstandigheid in je bedrijf.
