Medewerker komt afspraken niet na? Zo pak je dat aan

Medewerker komt afspraken niet na? Zo voorkom je dat jij alles blijft oplossen

Je hebt een afspraak gemaakt met een medewerker. De planning is besproken, de verwachtingen zijn duidelijk en je gaat ervan uit dat het werk wordt uitgevoerd.

Maar een paar dagen later blijkt dat de medewerker iets anders heeft gedaan. Als ondernemer kun je daar behoorlijk gefrustreerd van raken. Zeker wanneer de medewerker zelf om meer duidelijkheid of een planning heeft gevraagd.

Wat moet je dan nog meer doen?

Toch is het verstandig om niet direct opnieuw te gaan uitleggen wat de bedoeling was. Want voordat je weet waarom iemand een afspraak niet is nagekomen, weet je ook niet wat er nodig is om het te verbeteren.

Waarom komt een medewerker afspraken niet na?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een medewerker afwijkt van een afspraak.

Misschien was niet duidelijk welke werkzaamheden prioriteit hadden. Misschien kwam er onverwacht iets tussendoor of heeft iemand zelf besloten dat een andere taak belangrijker was. Maar het kan ook zijn dat een medewerker onvoldoende verantwoordelijkheid neemt voor de afspraken die zijn gemaakt.

Die situaties vragen om een verschillende aanpak. Wanneer de verwachtingen niet duidelijk waren, moet je zorgen voor meer helderheid. Maar als iemand bewust afwijkt van een duidelijke afspraak, mag je hem daarop aanspreken.

Het begint dus met begrijpen wat er is gebeurd.

Vraag eerst wat er is gebeurd

Een veelvoorkomende reactie van ondernemers is om de afspraak nogmaals uit te leggen.

Dat lijkt logisch. Je wilt immers dat het werk alsnog gebeurt. Maar wanneer je meteen opnieuw instructies geeft, mis je de kans om te ontdekken waarom het eerder niet is gelukt.

Vraag daarom bijvoorbeeld: “We hadden afgesproken dat je deze werkzaamheden zou uitvoeren. Ik zie dat je iets anders hebt gedaan. Kun je me vertellen hoe dat is gegaan?”

Laat de medewerker vervolgens zijn verhaal vertellen. Niet om een excuus te zoeken, maar om te begrijpen welke afwegingen hij heeft gemaakt.

Maak onderscheid tussen vrijheid en verantwoordelijkheid

In een groeiend bedrijf wil je dat medewerkers steeds zelfstandiger worden.

Dat betekent dat je niet iedere stap hoeft voor te schrijven. Medewerkers mogen zelf nadenken over hoe ze hun werk organiseren. Maar zelfstandigheid betekent niet dat afspraken vrijblijvend worden.

Wanneer je samen een resultaat en een deadline hebt afgesproken, hoort daar ook bij dat een medewerker tijdig aangeeft wanneer het niet lukt.

Hij hoeft niet voor iedere beslissing toestemming te vragen, maar moet wel verantwoordelijkheid nemen voor de gevolgen van zijn keuzes.

Wat doe je als afspraken steeds opnieuw niet worden nagekomen?

Wanneer hetzelfde gedrag zich blijft herhalen, is alleen vragen wat er is gebeurd niet meer voldoende.

Dan is het belangrijk om duidelijk te maken welk patroon je ziet en wat het effect daarvan is. Bespreek concreet welke afspraken niet zijn nagekomen, waarom dat problemen veroorzaakt en wat je voortaan verwacht.

Vraag vervolgens wat de medewerker nodig heeft om die verantwoordelijkheid daadwerkelijk te nemen. Maak ook duidelijk wanneer jullie de voortgang bespreken.

Zo voorkom je dat het gesprek blijft hangen in algemene uitspraken als 'je moet beter plannen' of 'je moet meer verantwoordelijkheid nemen'.

Voorkom dat je zelf weer alles gaat regelen

Een valkuil voor veel ondernemers is dat ze het probleem uiteindelijk zelf oplossen. De planning wordt opnieuw gemaakt, werkzaamheden worden verschoven en jij controleert of alles nu wel gebeurt.

Op korte termijn kan dat nodig zijn om klanten goed te helpen of belangrijke deadlines te halen. Maar als dit steeds de standaard reactie wordt, leert je medewerker dat jij uiteindelijk toch wel ingrijpt. Daarmee blijft je bedrijf afhankelijk van jouw voortdurende aandacht.

Juist daarom is het belangrijk om de verantwoordelijkheid voor het oplossen van het probleem zoveel mogelijk bij de juiste persoon te laten.

Duidelijke afspraken geven ruimte

Goede afspraken hoeven niet ingewikkeld te zijn.

Zorg dat helder is welk resultaat je verwacht, wanneer het klaar moet zijn en welke ruimte iemand heeft om zelf keuzes te maken. Bespreek ook wat een medewerker moet doen wanneer er iets verandert waardoor de afspraak niet haalbaar is.

Dan geef je mensen de ruimte om zelfstandig te werken, zonder dat onduidelijk wordt wie waarvoor verantwoordelijk is.

Wat vraagt dit van jou als ondernemer?

Als ondernemer wil je erop kunnen vertrouwen dat afspraken worden nagekomen zonder dat jij overal achteraan hoeft. Maar dat vraagt meer dan alleen duidelijk vertellen wat er moet gebeuren.

Je moet ook bereid zijn om medewerkers aan te spreken wanneer afspraken niet worden nagekomen en voorkomen dat je automatisch zelf weer de oplossing bedenkt.

Dat is een belangrijk onderdeel van de Vrije Ondernemer Route. We werken aan duidelijke verwachtingen, verantwoordelijkheid bij medewerkers en een manier van leidinggeven waarin niet alles via jou hoeft te lopen.

Wil je dat je team zelfstandiger werkt?

In mijn gratis gids De Vrije Ondernemer ontdek je vijf stappen om meer duidelijkheid, eigenaarschap en zelfstandigheid in je bedrijf te ontwikkelen.

Download gratis De Vrije Ondernemer Gids