Zet een streep door die eeuwige actielijstjes

Stop het met maken van actielijstjes op de werkvloer. We denken met z’n allen veel te snel in oplossingen, op het moment dat we bij iemand een verandering teweeg willen brengen.

Wat we eigenlijk zouden moeten doen, is bedenken wat we gezamenlijk willen bereiken.

Bij heel veel organisaties waar ik over de vloer kom, zijn die actielijsten een gemeengoed. En dat terwijl er in de meeste gevallen niets van terechtkomt. De punten die op de actielijst staan vermeld, zijn op termijn niet langer relevant en verdwijnen in de prullenbak.

Verandering teweegbrengen

Wat wil je bij een medewerker teweegbrengen in houding en gedrag wanneer om een andere invulling van zijn werk wordt gevraagd? Stel die vraag centraal. Nu zie ik meestal precies het tegenovergestelde gebeuren. Mensen starten met het inzetten van instrumenten om een verandering in gang te zetten. Het is vaak zelfs het eerste dat bij hen opkomt: mensen willen nu eenmaal graag tools in handen hebben.

Veel effectiever is het wanneer deze medewerkers zichzelf de vraag stellen wat nu echt belangrijk is in hun werkwijze. Wat wordt van hen verwacht in houding en gedrag? De tool is hierin ondergeschikt.

Weer extra functionaliteiten

De kans bestaat namelijk dat we aan de slag gaan met zaken die geen verandering in gang zetten maar die ons simpelweg extra functionaliteiten laten ontwikkelen. Het gevaar is dat we veel energie stoppen in het ontwikkelen van tools en niet aan de slag gaan met datgene waar het echt om draait.

Wat wil ik straks zien?

Wil je daadwerkelijk iets in gang zetten, kijk dan waar je naar toe wilt en benoem hoe dit er uit ziet. Laat methodieken in eerste instantie varen. Methodes en tools worden naar voren geschoven nog voor het moment dat we ons afvragen wáarom we ze gaan gebruiken. Stel jezelf de vraag wat precies zichtbaar moet zijn op het moment dat je iets hebt bereikt. Wat is de volgende stap om door te kunnen? Veel mensen vinden dat lastig om te verwoorden.

Obstakels

Dat komt doordat mensen obstakels voor zich zien op het moment dat ze het einddoel proberen te omschrijven. Wie een obstakel ziet, wil daar direct actie op ondernemen. Daar ligt echter niet de kern van het probleem. Probeer op een positieve manier te verwoorden waar je naartoe wilt in plaats van te benoemen wat er nu niet is.

Verzuipen

Een actielijst die op zich zelf staat zoals organisaties geneigd zijn op te stellen, doet vermoeden dat iedereen heel erg bezig is met vooruitkomen. Het tegendeel is vaak het geval. Zulke actielijsten komen naar boven op het moment dat het doel al is geformuleerd. Dat werkt niet motiverend, omdat nog helemaal niet is verwoord wat je nu precies wil. Het is ineffectief. Mensen haken af, ze verzuipen erin. Medewerkers willen wel vooruit, maar worden overspoeld. Probeer dat te voorkomen in jouw organisatie.

Doe mee

Sta jij aan het hoofd van een organisatie of afdeling en wil je jouw mensen het beste uit zichzelf laten halen? In een nieuwe workshop op 17 maart vertel ik je wat cruciaal is om dat voor elkaar te krijgen.